Ya en el post anterior conversábamos sobre la Gestión de Proyectos basada en la aplicación de buenas prácticas como la Guía del PMBOK® del PMI®, y hacíamos mención a los Grupos de Procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, y Cierre, y a las 10 áreas de conocimiento, también comentábamos sobre el rol del Gerente de Proyectos como ente integrador tanto a nivel de procesos, cognitivo como contextual; y es que la Gestión de la Integración busca lograr “Unificar, Consolidar, Comunicar e Interrelacionar” (PMI®, 2017) todas las áreas de conocimiento y sus procesos a lo largo de los 5 Grupos de Procesos por medio de los siguientes procesos:
- Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
- Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
- Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
- Gestionar el Conocimiento
- Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
- Realizar el Control Integrado de Cambios
- Cerrar el Proyecto o fase
Para adecuar los procesos de forma correcta debemos tomar en cuenta el entorno y el tipo de organización en la que se desarrolla el Proyecto, así como la naturaleza y tamaño del mismo, entre otros elementos; estos 7 procesos mencionados anteriormente tienen algunas entradas, técnicas y herramientas, así como salidas comunes que menciono a continuación:
- Entradas: Factores Ambientales de la Empresa (EEFs) y los Activos de los Procesos de la Organización (OPAs),
- Herramientas y técnicas: reuniones, Juicio de Expertos, aplicación de habilidades interpersonales y de equipo, así como el uso de los Sistemas de Información para la Gestión de Proyectos (PMIS).
- Salidas: actualizaciones a los planes y documentos del proyecto, así como a los activos de los Procesos de la organización.
- Para comprender mejor la dinámica de esta área de conocimiento, nos pasearemos rápidamente por cada Grupo de Proceso y su(s) proceso(s) relacionados, tomando en cuenta las entradas, herramientas, técnicas, y salidas mencionadas anteriormente; así en Inicio desarrollamos el Acta de Constitución del Proyecto, en esta Acta se consideran aspectos claves para nuestro proyecto (restricciones, supuestos, lista de hitos, entre otros). Algunos inputs para poder desarrollar el Acta son los Documentos del Negocio, siendo fundamental entender el Caso del Negocio, es decir la justificación del proyecto, y el Plan de Gestión de Beneficios que nos permite conocer los beneficios que aportará el proyecto después de haber culminado (no siempre se ven de forma inmediata pudiendo verse reflejado a los días, semanas, meses o años). Durante este Grupo de Proceso se realiza de alguna forma una planificación de alto nivel y es asignado el Gerente del Proyecto, siendo recomendable que éste participe en el Desarrollo de dicha Acta.
- Una vez aprobada el Acta de Constitución se puede dar inicio a la planificación del proyecto, el Gerente asignado conforma a su equipo de planificación e inician el desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto, el cual debe ser adecuado al proyecto e incluye Planes de Gestión por cada área de conocimiento, así como otros planes de complemento y los documentos del proyecto (cronograma, lista de hitos, registro de riesgos, entre otros) toda esta información es compilada en un Plan Integral, con el cual, una vez aprobado se podrá iniciar la Ejecución del Proyecto. Algunos “jefes, líderes o gerentes” quisieran no dedicar el tiempo que implica realizar un plan, y un plan no es solo un cronograma…optan entonces por el típico refrán “como vamos yendo vamos viendo” en su afán de iniciar la ejecución del proyecto, pero ¿cuánto podemos ahorrar en tiempo y dinero si realizamos una adecuada planificación? lo que no planifiquemos a tiempo puede costarnos 10 veces más durante la ejecución y 100 veces más una vez se utilice el producto o servicio generado (Norma 1:10:100); y es que “solo se puede controlar lo que se ha planificado anteriormente” (Lostado, 2005:24) he allí la importancia de la planificación.
- Seguidamente iniciamos la Ejecución, donde se dirige y ejecuta el trabajo del proyecto, se generan y aprueban entregables intermedios, se generan datos, solicitudes de cambio (S/C); estas solicitudes son analizadas y gestionadas para solo ser ejecutadas las que han sido aprobadas. También durante la Ejecución se realizan otros procesos que colaboran para el éxito del proyecto como lo son: Gestionar la Calidad, Adquirir recursos, Desarrollar y Dirigir al equipo, Gestionar las Comunicaciones, implementar la respuesta a los riesgos, efectuar las adquisiciones, gestionar la participación de los interesados; estos procesos que son específicos de otras áreas de conocimiento se deben tomar en cuenta cuando Gestionamos la Integración del Proyecto.
- En paralelo a la ejecución, se monitorea y controla el trabajo del proyecto, cuando decimos monitorear nos referimos a realizar seguimiento de lo planificado, a recopilar datos; mientras que Control se refiere a contextualizar la información, es decir transformar esos datos en información y analizarla para tomar las acciones necesarias. De monitorear y controlar el trabajo del proyecto salen solicitudes de cambio (S/C) que al igual que en la Ejecución deben ser analizadas y gestionadas por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios, ya que cualquier acción o cambio puede influir sobre algún proceso o área de conocimiento y debemos evaluar dicho impacto. Como Gerentes de Proyectos debemos concebir al Grupo de Procesos de Monitoreo y Control con una visión más amplia, que abarque desde el Inicio hasta el Cierre de forma transversal a lo largo del proyecto, asegurando así la aplicación de las buenas prácticas durante toda la gestión del mismo. Es decir, haremos monitoreo y control con dos enfoques, uno dirigido al propio trabajo del proyecto y el otro a la gestión del mismo.
- Finalmente se realiza el Cierre del Proyecto o Fase, en el que se realizan todos los cierres financieros y administrativos, se confirma que el trabajo se ha realizado conforme a los requisitos, se da la aceptación final del producto completado, así como otros aspectos necesarios como lo son las reuniones de lecciones aprendidas, el Informe Final de desempeño, actualizaciones de la base de conocimiento, la retroalimentación por parte del cliente y del equipo, para así poder dar cierre formal al proyecto (Mulcahy, 2018).
A propósito de las lecciones aprendidas aplaudo en esta última edición del PMBOK® la incorporación del proceso: Gestionar el Conocimiento, el cual pasa a formar parte del Grupo de Procesos de Ejecución; sin embargo Gestionar el Conocimiento va más allá de las lecciones aprendidas, incluye tanto el conocimiento explícito como el tácito, se trata de utilizar el conocimiento existente, crear nuevo conocimiento y contribuir al aprendizaje organizacional; a mi entender no se debería limitar solo a este Grupo de Procesos ya que se produce, sistematiza, protege y transfiere conocimiento durante todo el proyecto desde su inicio hasta su cierre.
Para lograr una gestión integrada del proyecto el Gerente del Proyecto e incluso los miembros del equipo deben desarrollar y poner a prueba su visión tipo GPS, holística y sistémica que le permita estar atento del todo y sus partes; resulta interesante la “relación entre los grupos de procesos de la Guía del PMBOK® y los procesos de gestión de la calidad…Planificar – Hacer – Revisar – Actuar” (Lledó, 2017:66) vemos entonces que se cumple este ciclo iterativo mientras se gestiona el proyecto, ya que vamos desde una planificación (P), seguidamente ejecutamos (H) aquello planificado, revisamos y verificamos (V) si hay desviaciones o cambios, y se toman acciones (A) (si aplican) tal como lo vemos reflejado en la infografía que acompaña a este post, y también lo indica el PMBOK® cuando vemos en las salidas de los procesos las actualizaciones a planes, documentos y activos.
Para despedirme quiero darle un “Enhorabuena” a las reuniones por su destacado reconocimiento en la 6ta Edición del PMBOK®, ahora además de mencionarlas se realza la importancia de gestionarlas adecuadamente, y es que son espacios donde se produce y transfiere conocimiento, se resuelven y analizan problemas, aportan ideas, soluciones, mejoras, tomas de decisiones…y normalmente no se les da el justo valor que tienen -si quieres leer un poco más sobre las reuniones revisa el post ¿son las reuniones importantes?
Referencias bibliográficas
- PMI® (2017). Guía del PMBOK®. Sexta Ed. EEUU: Project Management Institute, Inc.
- Lostado, R. (2005). La Administración de Proyectos empieza por uno mismo. España: Odpe.
- Lledó, P. (2017). Director de Proyectos. 6ta Ed. USA: Pablo Lledó.
- Mulcahy, R. (2018). PMP® Exam Prep. 9th Ed. USA: RMC Publications, Inc.