En el post anterior conversamos sobre la importancia de la gestión de nuestro tiempo y cómo planificarlo; por lo cual no podemos dejar de considerar que gran parte de nuestro tiempo es compartido con otros, siendo una de las tareas más complicadas: lograr integrar y equilibrar nuestro tiempo con el de los demás. En las empresas uno de los espacios donde más coincidimos pero que a su vez son identificados como la razón principal de pérdida de tiempo son las reuniones, sin embargo cuán importante son.
Por medio de las reuniones aclaramos dudas que muchas veces un correo, una llamada telefónica o un mensaje instantáneo no puede resolver, son medios para intercambiar conocimiento, indagar sobre causas raíces de problemas, permiten la generación de soluciones y propuestas de ideas, entre otros; por otra parte la principal queja sobre éstas es que hacen perder tiempo, al hacerlas precisas, claras y motivadoras se convierten en una potente herramienta tanto para gestionar los proyectos, como las operaciones así como cualquier asunto administrativo y personal que se requiera.
Hablar sobre las reuniones parece ser un “cliché” pero hay que seguir luchando contra las reuniones mal llevadas, esas donde la falta de planificación, de una agenda y de una minuta a tiempo no permite que seamos efectivos. A continuación algunos tips que seguramente ya has leído infinidad de veces pero que debemos seguir recordando y aplicando:
- Diferencia el tipo de reunión (para informar, sesiones de trabajo, toma de decisiones…), esto permite establecer el tiempo que se requiere.
- Planifica la reunión, para ello: prepara la agenda, indica los puntos a tratar y el tiempo, así como los responsables de cada punto y envía a los asistentes, al existir una agenda se sabrá si los mismos deberán llevar información adicional, muchas veces somos invitados a las reuniones sin saber lo que se desarrollará en la misma ni el tiempo de duración.
- Si eres invitado, confirma tu asistencia y llega puntual, en caso de no poder participar igual debemos notificarlo.
- Previo a la reunión ten el lugar preparado, en ocasiones al llegar a la reunión se pierde tiempo esperando por preparar la sala, instalar el equipo audiovisual, entre otros.
- Durante la reunión toma nota de los acuerdos para poder preparar la minuta – cuán “tediosa” resultan ser y cuán importante se convierten luego al momento de querer recordar lo conversado o discutido. En la misma debe quedar registro de los resultados y compromisos, posteriormente haz seguimiento de los mismos (en caso de aplicar).
- Debemos enfocarnos en los puntos a tratar y de llevar a tiempo la reunión, de lo contrario puede convertirse en un espacio de conversaciones sin fin.
- Haz un resumen de cierre sobre lo tratado durante la reunión, así se evidenciarán los logros obtenidos.
- Envía la minuta en menos de las 24 horas de realizada la reunión.
No siempre a todas las reuniones le aplican esta serie de pasos, pero si es importante tener claro cuál es el resultado que se pretende lograr con la reunión así como la puntualidad y el manejo del tiempo durante la misma, haciendo un resumen de cierre sobre los resultados obtenidos y compromisos adquiridos, incluso es fácilmente aplicable a reuniones de estudio, familiares o de amigos que estén organizando algún evento, viaje u otro tema de interés.
Otros tips valiosos puedes encontrarlos en la siguiente charla TED sobre reuniones efectivas: https://youtu.be/LZhXeDbyvMo