¿Son las organizaciones generadoras de conocimiento?

Si pensamos en una universidad, centros de investigación o de formación responder a esta pregunta es evidentemente sencillo, si, si lo son. Sin embargo, ¿son todas las organizaciones generadoras de conocimiento? Si, también lo son.

Estamos de forma continua generando conocimiento solo que la mayoría de las veces no somos consciente de ello y por lo tanto no lo gestionamos adecuadamente. Parece estar de moda la frase “Gestión del Conocimiento”, ya lo considera de forma explícita la norma ISO 9001:2015 en su cláusula 7.1.6 Conocimiento de la Organización y el Project Management Body of Knowledege (PMBOK®) en su 6ta Edición en su apartado 4.4 Gestionar el Conocimiento del Proyecto, pero no considero que sea una moda, es un paso importante y valioso que se haya puesto atención sobre el principal movilizador de los sistemas y de las organizaciones “el conocimiento”.

Estamos acostumbrados a generar datos, enviar y recibir información, y hoy en día mucho más donde tenemos acceso a un sinfín de información gracias a los avances tecnológicos ¿pero qué hacemos con todo esto? debemos entender que datos, información y conocimiento se encuentran estrechamente vinculados, ya que a partir de los datos al conextualizarlos y analizarlos generamos información que luego será documentada y transferida obteniéndose conocimiento, dicho de otra forma el conocimiento “es el resultado de un proceso de transformación de la información, como aprendizaje” (Atehortúa y otros, 2013).

Siendo el conocimiento un elemento valioso para las organizaciones debemos tomar en cuenta no solo aquel que se encuentra documentado, conocido como conocimiento explícito, sino considerar también aquel que se encuentra en las personas llamado conocimiento tácito; ambos en conjunto desarrollan el “hacer de las organizaciones”. Se plantea entonces que un sistema de gestión del conocimiento deberá estar conformado por (Atehortúa y otros, 2013):

  • Gerencia del Conocimiento: responsable de incorporar elementos asociados a la gestión del conocimiento dentro de la Misión, Visión, Valores y/o Política de Gestión, como elemento orientador de la acción y como integrador de las diferentes áreas de la organización en la cual se produce conocimiento.
  • Gestión del recurso: responsables de determinar, adquirir y mantener los sistemas de información e instalaciones necesarias para la gestión del conocimiento. Dentro de los cuales se menciona a los repositorios de conocimiento, equipos de cómputo, impresoras, escáner, servidores, páginas Web, Internet, Intranet, equipos audiovisuales, espacios físicos, bibliotecas, centros de documentación, auditorios y salones para formación.
  • Gestión del Talento Humano: responsables de proveer el talento humano con las competencias necesarias para que la organización y sus procesos funcionen, es decir para la producción del conocimiento, dichas competencias se deben considerar en las descripciones de cargo y perfiles y deben ser contempladas durante la selección, inducción, formación, administración y evaluación del desempeño de los trabajadores, así como durante la gestión del bienestar laboral de éstos.
  • Gestión del Conocimiento: proceso por medio del cual se genera conocimiento en la organización, el cual a su vez está conformado por:
    1. Producción: determinar la manera en que la organización produce conocimiento. Algunas formas son análisis del contexto, investigaciones científicas, tecnológicas, del entorno o exploratorias, históricas, innovación, mejora continua, gestión de proyectos. De lo cual se podrá obtener: Publicaciones, catálogos o manuales técnicos, fichas técnicas, patentes, metodologías, herramientas y técnicas, Acciones de mejora continua, Lecciones aprendidas de la mejora continua de procesos, informes, Lecciones aprendidas de la gestión de proyectos, trabajos de grado, base de datos.
    2. Sistematización: determina la manera en que el conocimiento se documenta, se almacena y se accede o consulta, logrando así la transferencia de conocimiento tácito a explícito y viceversa. En este proceso las TIC y las instalaciones locativas resultan ser el recurso primordial para poder llevar a cabo la sistematización del conocimiento, procesando datos que se generan para convertirlos en información a la que se puede acceder por las vías que se establezcan.
    3. Protección: determina qué conocimiento debe ser protegido y la forma de hacerlo, por ejemplo el manejo de la propiedad intelectual, patentes, marcas, acuerdos de confidencialidad, esto con el fin de reducir los riesgos asociados a la pérdida de información entre otros. Vemos entonces que existe una estrecha relación entre la gestión del conocimiento y la gestión de la seguridad de la información.
    4. Transferencia: determina la manera en que la organización logrará apropiarse del conocimiento que ésta posee y que requiera de acuerdo a objetivos, cambios, entre otros factores que puedan influir, la transferencia de conocimiento comúnmente se realiza por medio de la selección del personal, la formación, la consultoría, el acceso a servicios de información y la recepción de información proveniente de las partes interesadas, y puede ocurrir de 3 formas específicas:
      • Desde el entorno hacia la organización
      • Dentro de la organización
      • Desde la organización hacia afuera

Como todo proceso, la Gestión del Conocimiento cumple el ciclo de mejora: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA); comparto un flujograma que intenta a groso modo resumir el proceso descrito: Flujograma – Gestión del Conocimiento

Finalmente, el principal propósito de la gestión del conocimiento es “volver a utilizar el conocimiento existente y crear nuevo conocimiento” (PMI®, 2017:100) es por ello, que identificar cómo gestionamos el conocimiento en nuestra organización y en nuestros proyectos; establecer acciones de mejora que permitan una adecuada gestión, generar un ambiente de confianza que permita compartir y prestar atención; asegurará  que tanto las organizaciones, como los proyectos, las comunidades en general nos  enfoquemos en poner el conocimiento al servicio de la solución de problemas, el aprovechamiento de las oportunidades, así como la consecución de objetivos propuestos; para mejorar tanto los procesos operativos, administrativos, proyectuales, ambientales, de Estado, de comunidad, de sociedad así como interpersonales.

“Compartamos conocimiento y experiencia, y seamos conscientes del proceso”

Referencias bibliográficas:

  • Atehortúa, Valencia de los Ríos y Bustamente (2013) Gestión del conocimiento organizacional. Un enfoque práctico. Gestión y Conocimiento S.A.S. Colombia
  • UNIT-ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. Instituto Uruguayo de Normas técnicas.
  • PMI® (2017). Guía del PMBOK®. Sexta Ed. EEUU: Project Management Institute, Inc.

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