Al hablar de proyectos se suele asociar a grandes infraestructuras de construcción principalmente; y aunque se dice de manera muy natural: proyectos sociales, de investigación, de salud, tecnológicos, educativos, ambientales, y de otras áreas profesionales; no se es consciente aún en la mayoría de los casos de aplicar al menos alguna metodología para gestionarlos efectivamente. Continuamente hay proyectos sin culminar, sin considerar aspectos de calidad, con dilatación de tiempos tan grandes que no se comprende cómo fueron planificados, si es que lo fueron y cómo logran ser gestionados. Se suele acusar a situaciones de crisis, de cambios constantes, falta de tiempo, de recursos; pero ¿no es acaso en estos escenarios donde se deben aplicar las mejores prácticas?
Los proyectos son esenciales y naturales en nuestra vida, así como la cotidianidad y los quehaceres del día a día, ambos elementos (los proyectos y las rutinas) definen (a mi modo de ver) la ruta de las organizaciones (misión y visión), de las naciones, y de nuestra simple y compleja vida. Y bajo esa perspectiva de la complejidad y de la simplicidad, se debe prestar especial atención pues de esa misma manera se mueve nuestro mundo fenoménico, por esas mismas razones están presentes en todo momento lo único constante en nuestra vida: los cambios; y a razón de ellos es que se plantean nuevos retos que se transforman en proyectos, y por ese entorno tan cambiante, por las diferencias necesarias entre cada uno de nosotros a nivel cultural, personal, académico, profesional, por la globalización y los avances tecnológicos, y por la particularidad de los proyectos; por todo ello se hace inminentemente poderoso la aplicación de las mejores prácticas para dirigirlos y administrarlos de manera satisfactoria.
La metodología a seguir puede y debe variar de acuerdo a la naturaleza y tamaño del proyecto, sin embargo es esencial distinguir las etapas por las que cualquier proyecto atraviesa y que el Project Management Institute (PMI®) define como grupos de procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre. Seguramente hay proyectos donde los tiempos entre una etapa y la otra son más distantes como en otros donde es tan dinámico que se solapan y es difícil marcar las fronteras entre una y otra. ¿Qué es esencial? Se puede plantear 8 pasos a modo muy general que se deben cumplir y que recogen los 5 grupos de procesos mencionados anteriormente:
- Establecer requisitos e identificar interesados
- Establecer acuerdos y definir el líder
- Determinar y gestionar al equipo de trabajo
- Definir claramente objetivos, y alcance
- Desarrollar el Plan de Trabajo
- Ejecutar y asegurar a través del monitoreo su cumplimiento
- Analizar los datos para tomar acciones
- Registrar las lecciones aprendidas
Desarrollar cada uno de estos pasos, implica conocer las diferentes metodologías, técnicas y herramientas que se ofrecen y adecuarlas conforme a las necesidades, y es aquí donde entra en juego la pieza clave de los proyectos: el Gerente del Proyecto; quien suele ser descrito como el superhéroe, que todo lo puede, que todo la sabe y en la práctica se disuelve esta percepción ya que son varios los elementos que influyen sobre este actor. En primera instancia se requiere de tiempo y dedicación para investigar, indagar, analizar e internalizar las últimas tendencias en las metodologías a aplicar; así como de una gran experiencia para saber adecuarlas, con un pensamiento sistémico – tipo GPS, que pueda visualizar y comprender las diferentes interrelaciones del entorno, de los procesos para gestionar el proyecto; y sobre todo de habilidades interpersonales para poder dirigir al equipo de proyecto y demás interesados.
Al hablar de habilidades nos referimos a técnicas de coaching, liderazgo, PNL, escucha activa, oratoria, comunicación efectiva, sentido común, manejo del tiempo, entre otras herramientas que para ponerlas en práctica es esencial manejarlas a nivel personal y lograr así la compensación de las 3 vidas: profesional, familiar y personal. Este equilibrio en la vida del Gerente del Proyecto, y no solo del Gerente, sino de cualquier miembro de equipo de un proyecto es fundamental para poder llevar a cabo proyectos exitosos; saber compensar nuestra vida permite estar en armonía para saber gestionar proyectos de cualquier índole.
Es por ello que cuando se inicia en este camino, cuando hacemos del Project Management nuestra carrera profesional y la asumimos como un estilo de vida, es un aprendizaje continuo que amerita tiempo y dedicación, reflexión y análisis, flexibilidad y estructura, y siempre estar “abiertos” a los cambios, respondiendo ante ellos con creatividad, disfrutando del proceso, entretejiendo redes de contacto, con visión GPS, planificando nuestro tiempo, mejorando continuamente, manteniendo el equilibrio en nuestras tres vidas, siendo el Project Manager de nuestro proyecto más importante: La Vida.